fbpx
+46-8-6786700
info@changeoflane.com

Fyra faktorer för lyckade projekt

Bortom projektmodellen:

Fyra faktorer för lyckade projekt

Projektmodeller är ofta rätt omfattande, och de vare sig täcker eller kan täcka allt av det som är viktigt för att lyckas väl med större projekt. I denna artikel tänkte jag dela med mig av några av de konkreta faktorer jag upplever som viktigast att tänka på i rollen som projektledare för ett större projekt, oavsett typ av projekt.

Janne Granström

Janne Granström

Senior IT Management Consultant

Förankrade mål

Det kan inte nog betonas vikten av att sätta förankrade mål, både verksamhetsmål och projektmål. Dessa är ramen och ledstången för alla beslut som tas i projektet! Lägg tid i förstudien på att få med beställare/sponsor och andra huvudintressenter i arbetet att aktivt formulera SMARTa mål, d.v.s. servera inte bara färdiga mål från projektgruppen (eller dig själv) för ”sign-off” av beställaren. Håll sedan målen levande genom projektet, både för projektgruppen och för styrgruppen. Målen är ryggraden i projektet!

Tydliga ramar och delegering

Självstyrande team är utmärkt. Det är dock inte hela lösningen på motiverade och produktiva projektmedlemmar. Oavsett projektmodell eller metod, så är det viktigt att projektmedlemmar, delprojekt och team förstår vad deras ansvar och befogenheter är. Och var de tar slut. 

  • Vad kan jag besluta själv? 
  • När behöver jag stämma av med grannteamet? Eller projektledaren? 
  • Vad är det lämpligt att informera om och på vilken nivå? 
  • Hur ser mekanismerna för detta ut? 

Om inte sådana frågor är klara (och accepterade) för projektmedlemmarna, kommer mycket energiförluster och frustration att uppstå. Den andra delen är tydlig delegering, skriftlig vid behov, av den ram som tilldelats. Få personer gillar att bli detaljuppföljda eller att inte få fatta egna beslut om sitt arbete om man känner sig kompetent i det man gör. Ju mer du kan delegera på ett fungerande sätt som ledare, ju mer utrymme skapar du för att faktiskt leda dina medarbetare och projektet, och stötta där det behövs och önskas!

Spårbarhet

I ett komplext projekt är det viktigt att säkerställa spårbarhet, både av interna skäl och av externa skäl. Beslut är ett hygienkrav. De övergripande styrningsbesluten dokumenteras allt som oftast i styrgruppsprotokoll, men någon form av beslutslogg för vägval inom projektet, t.ex. i anslutning till projektledningsmöten, är ofta också bra.  Detta både medan projektet pågår, men också efter projektet t.ex. för mottagaren av projektets leverans, vid revisioner o.s.v.

För att inte gå bort sig i projektets arbete är det också önskvärt med någon form av struktur där samband kan följas från projektmål till övergripande lösningsbeskrivning till krav, vidare till design och till implementation. Om bara viljan finns, fungerar detta precis lika bra i agil utveckling som i mer traditionell, men är kanske än viktigare i den agila utvecklingen då strukturen oftast inte är lika tydligt ”först A, sedan B och sedan C” där, och det annars kan bli svårare att avgöra om de tänkta övergripande målen är täckta.

Om strukturen för spårbarhet tänks igenom redan i projektanalysen, behöver den inte kosta speciellt mycket tid och möda att upprätthålla.

Styr projektet lättviktigt!

Här skulle man kanske kunna skriva ”styr projektet agilt”, men min poäng är snarare att riskhantering, styrning, spårbarhet, planering, kvalitetssäkring, koordinering, mätning, rapportering, intressenthantering, allehanda möten o.s.v. ofta behövs, men det är viktigt att få ut mer effekt av varje aktivitet än mödan som går åt till den. Varje ”pålaga” behöver också i någon mån accepteras av de som behöver förhålla sig till den.

Kan du inte förklara nyttan av varför en kvalitetssäkring ska göras för deltagarna, kanske den inte ska göras? Detta gäller, tycker jag, i lika hög utsträckning agila modeller som mer traditionella. Ett citat av Albert Einstein sammanfattar min poäng rätt bra, tycker jag: ”Allt bör göras så enkelt som möjligt, men inte enklare.”

Det finns förstås en uppsjö av andra saker som är viktiga för ett lyckat projekt, men fokus på ovanstående ger i alla fall en bra grund för ett lyckat projekt. Slutligen, ett gott ledarskap behöver genomsyra samtliga faktorer!

Artikelförfattare

Senior IT Management Consultant

Janne Granström
  • Har framgångsrik erfarenhet av att driva ett antal komplexa, större projekt och program från start till mål, både av projekt där digitaliseringen är i fokus och av projekt där IT är en mindre del av helheten.
  • Är certifierad senior projektledare IPMA B
  • Har även erfarenhet ”från andra sidan staketet” som projektbeställare/styrgruppsordförande eller styrgruppsmedlem.
  • Gillar helheter som sitter ihop, människor och framför allt resultat!