Struktur och form är viktigt vid all facilitering – men blir än viktigare i det digitala rummet. Tydlig agenda, syfte och mål, strukturerade dagar med regelbundna pauser en gång i timmen samt systematisk incheck och utcheck ger bra rytm och tydlighet, och skapar också trygghet i gruppen.
För att få dynamik och energi i arbetet är det viktigt att tänka på att växla mellan olika typer av moment. Enskilda arbetsuppgifter, kortare brainstormövningar, paruppgifter, arbete i mindre grupper och i plenum måste balanseras och växla med korta intervaller för att få dynamik. Undvik långa diskussioner i plenum i en grupp som är större än 4 – 5 personer – de blir lätt energilösa när några få personer pratar, och det finns risk att du tappar resten av gruppen.
Det är bra att inte ha för långa dagar; hellre kortare pass flera dagar i rad – med egna uppgifter att göra mellan – än långa koncentrerade dagar. Man blir helt enkelt tröttare av att jobba tillsammans via skärm än att jobba tillsammans i ett rum. Använd redskap och verktyg som alla har tillgång till och kan arbeta med tillsammans, så som Miro, gemensamma mappar på Google drive eller liknande. Undvik långa och låsta presentationer i Powerpoint.
En annan sak att tänka på, kanske efter pandemin, är om några är på distans, och några finns i samma fysiska rum. Det blir bättre – och mer jämlikt – att alla i så fall är på distans. Det sämsta är om en ensam person är på distans och resten är i samma rum. Det näst sämsta är att facilitera från distans, när resten av gruppen befinner sig i samma rum. Mitt råd är att undvika sådana situationer.
En reflektion jag gjort är att grupputvecklingens faser går betydligt långsammare när man jobbar digitalt. Att gå från de första faserna enligt de klassiska teorierna för grupputveckling, till faserna där gruppen känner trygghet och är produktiv, tar mycket längre tid än när man träffas och jobbar tillsammans. Den energi som du själv stoppar in här är mycket viktig för att gruppen ska komma i gång. Enkla, snabba och positiva feedback-övningar kan också vara något som skyndar på grupputvecklingen. Att slösa med leenden är också ett lätt sätt att ge energi till gruppen!
