fbpx
+46-8-6786700
info@changeoflane.com

Digital facilitering – möjligheter och erfarenheter

Virtuell arbetsplats:

Digital facilitering –
möjligheter och erfarenheter

Under det senaste året är vi många som utvecklat vårt sätt att använda digitala mötesplattformar genom arbetet på distans. Att ha möten funkar säkert ganska bra för de flesta, men hur är det att driva och jobba med strategiskt utvecklingsarbete helt digitalt?

För ett år sedan hade jag sagt att det var ett omöjligt uppdrag att facilitera virtuellt i en längre process – men det skulle jag inte säga nu. Jag vill dela med mig av några reflektioner efter att som facilitator lett ett målbildsarbete hos en kund.

De enkla reglerna

Spelregler brukar vara en del i inledningen av en faciliteringsprocess, även IRL. Det är än viktigare att tillsammans sätta regler för den digitala mötesformen – faktiskt en förutsättning för att det ska funka bra överhuvudtaget.

I en workshop är det viktigt att alla har kameran på hela tiden, men att mikrofonen är av när man inte pratar om man är fler än fem personer i mötet. Hur ska man begära ordet: är det via att ”räcka upp handen”, via chatten eller genom att vifta i kamerabilden? Jag tycker inte det spelar så stor roll, huvudsaken är att man bestämmer ett gemensamt sätt.

Som facilitator är det viktigt att du leder och fördelar ordet så att alla kan komma till tals. Variera turordningen så att den inte är samma hela tiden. På så sätt får du alla att lyssna på varandra.

Hur man använder chatten kan också vara bra att bestämma tillsammans. Är det information och länkar? Kommentarer om det vi pratar om? Platsar skämt och prat om annat?

Struktur och form för
dynamik och energi

Struktur och form är viktigt vid all facilitering – men blir än viktigare i det digitala rummet. Tydlig agenda, syfte och mål, strukturerade dagar med regelbundna pauser en gång i timmen samt systematisk incheck och utcheck ger bra rytm och tydlighet, och skapar också trygghet i gruppen.

För att få dynamik och energi i arbetet är det viktigt att tänka på att växla mellan olika typer av moment. Enskilda arbetsuppgifter, kortare brainstormövningar, paruppgifter, arbete i mindre grupper och i plenum måste balanseras och växla med korta intervaller för att få dynamik. Undvik långa diskussioner i plenum i en grupp som är större än 4 – 5 personer – de blir lätt energilösa när några få personer pratar, och det finns risk att du tappar resten av gruppen.

Det är bra att inte ha för långa dagar; hellre kortare pass flera dagar i rad – med egna uppgifter att göra mellan – än långa koncentrerade dagar. Man blir helt enkelt tröttare av att jobba tillsammans via skärm än att jobba tillsammans i ett rum. Använd redskap och verktyg som alla har tillgång till och kan arbeta med tillsammans, så som Miro, gemensamma mappar på Google drive eller liknande. Undvik långa och låsta presentationer i Powerpoint.

En annan sak att tänka på, kanske efter pandemin, är om några är på distans, och några finns i samma fysiska rum. Det blir bättre – och mer jämlikt – att alla i så fall är på distans. Det sämsta är om en ensam person är på distans och resten är i samma rum. Det näst sämsta är att facilitera från distans, när resten av gruppen befinner sig i samma rum. Mitt råd är att undvika sådana situationer.

En reflektion jag gjort är att grupputvecklingens faser går betydligt långsammare när man jobbar digitalt. Att gå från de första faserna enligt de klassiska teorierna för grupputveckling, till faserna där gruppen känner trygghet och är produktiv, tar mycket längre tid än när man träffas och jobbar tillsammans. Den energi som du själv stoppar in här är mycket viktig för att gruppen ska komma i gång. Enkla, snabba och positiva feedback-övningar kan också vara något som skyndar på grupputvecklingen. Att slösa med leenden är också ett lätt sätt att ge energi till gruppen!

Fördelar med digital facilitering

Jag ser två stora fördelar med digital facilitering, jämfört med IRL facilitering och workshops. Den första handlar om jämlikhet. Med rätt struktur och form blir möjligheten för alla att komma till tals på lika villkor större.

Den andra handlar om dokumentation: genom att använda digitala verktyg för processarbetet så finns allting samlat digitalt redan från början och du eller gruppen behöver inte lägga tid på att sammanställa underlagen från er process. Du kan också använda pauser till att göra enkla sammanställningar av föregående övning, så att deltagarna möter en visuell summering på skärm inför nästa moment.

Konkreta tips

Slutsatsen är att det går alldeles utmärkt att driva och leda workshops digitalt med bra resultat, även i längre processer.

Tänk på de här sakerna:

Artikelförfattare

Helena Westin